Nie mehr Chaos in deinem Wiki

Ich bin ein großer Wiki-Fan. Ich finde es praktisch, mir Dinge zu notieren, die ich dann später nochmal nachlesen kann. Und umso praktischer finde ich es, sowas kollaborativ zu betreiben. Ein Wiki ist immer schnell mit irgendwelchen Dingen gefüllt, die einem gerade eingefallen sind oder später mal gebraucht werden.

Aber jeder, der schon mal ein Wiki geführt hat, weiß, dass es nicht genügt, einfach seine Gedanken, Erkenntnisse und Informationen irgendwo hin zu klatschen, sondern dass einiges an Liebe, Pflege und Aufwand dazu gehört, dass man das Geschriebene später auch nochmal wiederfindet. Das alles kostet viel Zeit und Energie. Und oft muss man nachschlagen oder kopieren, wie man jetzt irgendwas nochmal genau machen muss, damit es sich optisch und strukturell ins Konzept des jeweiligen Wikis eingliedert.

Manchmal hatte man auch ursprünglich eine Struktur im Kopf, die sich nun plötzlich ganz anders entwickeln möchte. Und dann ist es schwer, das alles wieder auseinander zu pflücken und umzustrukturieren. Artikel müssen umbenannt und verschoben werden und dann muss man auch noch jeden Link und jede Einbindung anfassen und ändern. Wenn man das automatisieren kann, kann man sich glücklich schätzen. Dann hat man wenigstens schon mal einen Teil des Wiki-Pflegeaufwandes reduziert. Selbstverständlich ist das aber noch lange nicht und es gibt ja noch sehr viel mehr zu tun.

Mitunter erhofft man sich ja auch Ordnung durch Kategorisierung. Aber hat man alle bestehenden Kategorien im Kopf, in die man einen Artikel einpflegen müsste? Ach so oft gibt es Überschneidungen, wo zwei Kategorien fast durchgehend dieselben Artikel enthalten. Oder hier fehlt mal diese, dort fehlt mal jene. Oder man hat vielleicht mal eine andere Schreibweise verwendet, weil man gar nicht wusste, dass es dieselbe Kategorie schon in einer anderen Schreibweise gibt. Grundsätzlich ist das Kategorien-Konzept ja eine ganz tolle Sache, aber wenn man nicht wirklich gut aufpasst, hier auch wieder sehr viel Zeit und Arbeit investiert, kann es sehr schnell passieren, dass man es zu seinem eigenen Feind macht.

Euch fallen bestimmt noch weitere Schwächen von Wikis ein, die hier nicht erwähnt sind oder an die wir vielleicht nicht mal denken, die aber die Arbeit mit einem Wiki so richtig zum Verzweiflungsakt oder zumindest zu einer zeit- und nevenraubenden Last werden lassen. Wenn du dich auch immer wieder an irgendeinem Punkt stößt, schreib uns das gerne. Wir freuen uns sehr über Input und wollen gerne Dinge lösen, die euch lästig sind.

Unser Wiki macht es besser

Wir finden Wikis alle ganz toll. Aber wir alle finden den Overhead, den die Pflege eines Wikis mit sich bringt, einfach störend und unverhältnismäßig. Wir haben keine Lust, immer wieder Zeit dafür aufzuwenden, unser Wiki zu sortieren oder uns zu überlegen, wie wir irgendwas aufbauen oder strukturieren, damit es alle wiederfinden. Und wir haben auch nicht die Zeit, für jede Kleinigkeit immer gleich einen ganzen Artikel zu schreiben. Wir wollen einfach mal Dinge irgendwo unterbringen, die uns während unserer eigentlichen Arbeit aufgekommen sind oder dokumentiert werden müssen. Wir wollen einfach mal schnell irgendwas notieren. Und wenn irgendwas einen umfassenden Artikel erfordert, wollen wir das dann machen, wenn wir die Zeit dafür haben, oder es einfach direkt an jemand anders abgeben, der die eigenen Notizen weiterverarbeiten und für die Zukunft festhalten kann.

Das Wiki in teamstage bringt einige Features mit, die die Sortiererei verselbstständigen. So kann ein Artikel direkt mit Projekten, Kontakten, Mitarbeitern, Tickets und anderen Kommunikationssträngen sowie allen anderen Modulinhalten in teamstage verknüpft werden. Kategorien und Tags sind natürlich auch möglich, werden aber direkt intelligent vorgeschlagen und können erweitert werden. Es lässt sich auch eine eigene Wiki-Struktur gestalten, aber das ist nicht zwingend notwendig. Oder man kann Teilbereiche jeweils für sich strukturieren, bzw. dort auch übergreifend arbeiten. Möchte man die Struktur verändern, ist dies deutlich einfacher zu realisieren, als man das bisher von den meisten Wikis kennt.

Und nicht nur die Struktur des Wikis soll so vereinfacht werden, sondern auch das Anlegen von Artikeln an sich. So wird man aus jedem Modul heraus Inhalte einfach zur weiteren Bearbeitung ins Wiki schubsen und natürlich automatisch verknüpfen können.

Zeiterfassung automatisch

Und wie viel Zeit verbringen wir nun wirklich noch mit der Pflege unseres Wikis?

Das verrät teamstage uns selbst. Die Zeit, die jemand für die Bearbeitung eines Wiki-Artikels aufwendet, wird natürlich auch automatisch in der Zeiterfassung festgehalten, sodass nicht mal das noch extra eingetragen werden muss, was wiederum einige Minuten einspart. Denn auch die Änderungen sind direkt in der Zeiterfassung sichtbar und man muss sich nicht noch Gedanken darüber machen, wie man das, was man getan hat, nun am besten in Worte fasst. Lediglich einen Kommentar kann man noch optional hinterlassen, da sowas ja manchmal doch sinnvoll oder erforderlich ist.

Ein Beispiel gefällig?

Nina entwickelt gerade ein Frontend für die tolle neue Software ihrer Firma. Nun braucht sie Daten. Sie öffnet also die Anlegemaske für einen neuen Wiki-Artikel und wirft dort alle Variablen rein, die vom Backend irgendwie gefüllt werden müssen. Vielleicht hat sie gerade noch Lust und Zeit, Erklärungen dazu zu schreiben, vielleicht auch erst mal noch nicht.

Währenddessen schreibt Marc ihr eine Chat-Nachricht. Er braucht bis morgen ein bestimmtes anderes Frontend-Element. Nina klickt die Nachricht an und schiebt sie erst mal verknüpft ins Wiki.

Dann notiert sie ihre Variablen weiter und speichert sie. Automatisch ist dieser Artikel, mit dem Projekt an dem sie gerade arbeitet, mit ihrer aktuellen Zeiterfassung und mit einer eigenen Zeiterfassung verknüpft, die im selben Zuge angelegt wurde. Außerdem ist der Wiki-Artikel automatisch als unfertig markiert.

Eine weitere Benachrichtigung flattert ein. Stefan hat sie mit einem Wiki-Artikel verknüpft. Prompt folgt auch eine Chatnachricht von ihm: "Hab dir gerade das ER-Modell für X ins Wiki geschmissen. Hast du dazu noch Anmerkungen?" Sie antwortet kurz: "Gucke ich mir gleich an, wenn ich das hier fertig habe." "Gleich" ist ein Trigger-Wort und bei Klick darauf erscheint die Maske, um eine Aufgabe zu planen. Sie legt sie sich für in 2 Stunden mit Erinnerung. Der Wiki-Artikel ist bereits als Verknüpfung vorgeschlagen, ebenso wie der Chat mit Stefan. Sie muss nur noch auf "Speichern" klicken.

Wenig später kommt die Benachrichtigung über ein Ticket. Sie legt auf dieselbe, einfache Weise eine Aufgabe an.

Sobald sie mit ihrem Frontend-Element fertig ist, klickt sie ins Dashboard. Dort findet sie alles, was sie jetzt noch zu tun hat. Den Wiki-Artikel, den sie noch mit Erklärungen füllen möchte, den mit Marcs Anliegen und die beiden Aufgaben, die sie vorhin angelegt hat.

Es ist noch etwas Zeit, also kümmert sie sich als erstes um ihren eigenen Artikel. Sie trägt nach, was noch fehlt, verküpft ihn mit allem, was dazu gehört, versieht ihn mit teils vorgeschlagenen, teils neuen Tags und Kategorien, klickt an, dass er fertig ist, und speichert ihn.

Dann schaut sie sich Stefans Artikel mit dem ER-Modell an. Sie hat nichts zu beanstanden, also schreibt sie ihm eine Nachricht, dass es so passt, und schließt die Aufgabe.

Nun ist das Ticket an der Reihe. Wie bei allem, was sie zuvor getan hat, startet hier automatisch eine neue Zeiterfassung. Nina schaut sich das Ticket an. Es geht um einen Bug, den sie nicht sofort beheben kann, und an dem auch Andere noch mitwirken müssen. Sie schreibt eine interne Nachricht ins Ticket an ihre Kollegen und verknüpft das Ticket im Wiki mit allen Informationen, die von Bedeutung sind. An den vorgeschlagenen Verknüpfungen muss sie gar nichts ändern und das Ganze nur noch speichern. "Da müssen wir uns mal zusammensetzen", denkt sie, und plant eine Besprechung für den nächsten Tag. Alle betroffenen Kollegen werden benachrichtigt und können den Termin bestätigen oder ablehnen.

Da liegt ja noch der Artikel mit der Verknüpfung zu Marcs Nachricht. Sie klickt ihn an. Marc hat inzwischen Details in den Artikel geschrieben. Nina kann sich direkt an die Arbeit machen.

Der Monat vergeht, die Abrechnung naht. Christian, der Kopf der Bande, benötigt die Zeiterfassung. Er kann anhand der Anwesenheits- und Abwesenheitsmeldungen der Mitarbeiter die Gesamtzeiten sehen, die jeder gearbeitet hat. Außerdem kann er sehen, wie lange jeder mit welchem Projekt beschäftigt war, um Rechnungen an seine Auftraggeber zu schreiben. Und er kann sehen, wie lange jeweils Module von teamstage genutzt wurden. Natürlich gibt es da überall Überschneidungen, die sinnvoll verrechnet werden. So kann Christian minutengenau alles abrechnen und nachweisen.

Zwei Wochen später befindet sich ein Projekt auf der Zielgeraden. Julian macht sich die Mühe, mal ins Wiki zu schauen und alles für die Zukunft übersichtlich herzurichten. Er findet einen ganzen Haufen Wiki-Artikel, die sich über die Zeit angesammelt haben. Fast alle sind abgeschlossen, ein paar sind aber noch als unfertig markiert. Die sind wohl vergessen worden, obwohl sie permanent beim Ersteller im Dashboard erscheinen. Welch eine Schlamperei! Oder einfach keine Zeit gehabt. Ein Mausklick und die Betroffenen werden benachrichtigt, doch bitte nochmal über ihre unfertigen Artikel drüber zu schauen.

Ansonsten sind hier alle Artikel nach Tags, Kategorien und sämtlichen Verknüpfungen sortiert und filterbar. Viel ist nicht zu tun. Aber ein bisschen Struktur möchte Julian dennoch haben. Schnell hat er einen neuen Artikel erstellt und das Wichtigste einfach zusammengeklickt. Ganz oben steht die Dokumentation. Aus den vielen, vielen Spontanartikeln kann er filtern, was davon noch aufgehoben werden soll oder vielleicht in einem neuen Artikel zusammengefasst werden soll. Dazu filtert er einfach nach Verknüpfungen, Länge des Textes, bestimmten Zeichenfolgen, Tags, Kategorien, etc., alles optional. Und schon wird alles auf einer Seite untereinander angezeigt, auf eine gewünschte Länge verkürzt. Hier kann er nun alles auf einmal durchschauen und anklicken, was mit welchem Artikel passieren soll. Artikel, die gar nicht mehr gebraucht werden, werden archiviert und stören nicht weiter die Übersicht. Das Ergebnis von ca. 1-2 Stunden Arbeit ist schließlich ein übersichtliches Wiki zum Projekt.

Was meinst du?

Wie viele Stunden hat man nur vorher in die Pflege eines Wikis gesteckt, das kaum übersichtlich zu halten war? Wie viel hat man im Wiki aneinander vorbei gearbeitet? Viel viel Zeit hat es gekostet, Inhalte aus anderen Kommunikations-, Ticket- und Projektmanagement-Lösungen ins Wiki einzupflegen oder einfach nur ein Produkt nachvollziehbar zu dokumentieren?

Dir fehlt hier noch etwas? Lass es uns wissen und wir lassen uns gerne inspirieren. :-)

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